author-image
Tomaž Domajnko
CTO @ Procurean
Procurean je nabavna platforma v oblaku, ki podjetjem omogoča da sodelujejo s svojimi dobavitelji, upravljajo z naročili in s sigurnostjo poročajo o finančnih podatkih.

To je kritična tema – naročilnice in njihova učinkovita uporaba so bistvena sestavina za vsako uspešno poslovanje. In ja, žal se srečujemo s situacijami, ko osnovni koncepti niso pravilno uporabljeni.

Kaj torej so naročilnice?

Naročilnice so dokumenti, ki jih kupec pošlje dobavitelju z zahtevo za naročilo.

Vrsta artikla, količina, dogovorjena cena, rok dobave, način dobave in unikatna številka naročila so nujni elementi – bolj kot je naročilnica podrobna, bolj učinkovito bo naročilo.

Kadar prodajalec sprejme naročilo, se med strankama oblikuje pravno zavezujoča pogodba. Poleg tega mora kupec vedno jasno in izrecno sporočiti svoje zahteve prodajalcu, tako da ne bo prišlo do zmede pri prejemu naročila.

V primeru, da kasneje kupec zavrne plačilo, je prodajalec zaščiten, ker je naročilo zavezujoča med obema strankama.

Kako se naročila razlikujejo od računa?

Kupci pripravijo naročilnice za nakup. Po drugi strani pa prodajalci pripravijo račune za dobavljeno blago in storitve.

Dokumenti o naročilu in računu vsebujejo podobne podatke. Račun se običajno sklicuje na številko naročilnice skupaj s številko računa, da se potrdi, da oba dokumenta vsebujejo iste podatke in da ustrezata drug drugemu.

Kadar kupec sledi vzorcu, da mora vsak račun vsebovati številko naročila (naročilnice), si s tem zagotovi enostavno, popolno in hitro usmerjanje stroškov na prava stroškovna mesta.

Alternativa takšnemu procesu je način, ko ob prihodu računa v podjetje poženemo interni stroj, ki poišče naslovnika za račun in nastale odhodke. Vprašljivo ali učinkovito in ali natančno.

Zakaj so naročila pomembna za vaše poslovanje?

Mnoge organizacije se nerazumljivo odrečejo naročilom, ker menijo, da je dokumentacija tista, ki upočasnjuje stvari, ali preprosto zato, ker že imajo delovni odnos s prodajalci. Napaka.

Na tak način se podjetja po nepotrebnem izpostavljajo kopici tveganj – razvoj obeh podjetij, zamenjava sodelujočih zaposlenih, uvedba novih pravil pri enem izmed sodelujočih podjetij, človeške napake. Oteži se uveljavljanje reklamacij in/ali pravdne postopke. Popolnoma nepotrebno.

Če kupec prejme naročilo in ni naročilnice, ki bi jo uporabili kot referenco, je lahko nočna mora za obe strani, da ugotovita, kje je prišlo do napake. Na tej točki je verjetno, da sta bil izstavljen tudi že račun, kar obe stranki postavlja v bistveno bolj zapleten pravni položaj in v njun odnos dodaja še tretjega udeleženca – finančno upravo.

Naročilo o nakupu vsebuje pravne dokumente in konkretna navodila za prodajalca, kot tudi konkretno revizijsko sled, ki se lahko uporabi kot referenčna točka za reševanje zapletov.

Zakaj so ročni postopki neučinkoviti?

Če vaša organizacija trenutno uporablja papirni postopek naročanja, verjetno ustvarite preveč dokumentov. Večina podjetij bo ob nakupnem ciklu obdelala do sedem dokumentov. Sem sodijo zahtevki za nabavo, potrditev zahtevkov, naročilnice, kotacije, potrdila o prejetem naročilu, prevzemnice, računi. Tem dokumentov se dodaja še regulatorno zahtevane dokumente…

In ta kup dokumentov je potrebno pripraviti, natisniti, odposlati, shraniti, arhivirati, občasno tudi najti. Fascikli? Seveda 😉

Če k temu dodamo, da se več kot 4% dokumentov izgubi ali poškoduje… Je edina posledica papirnega upravljanja nabavne dokumentacije neučinkovitost in nepotrebno izpostavljanje poslovnim tveganjem.

Obstaja pa enostavna rešitev – uporaba podpornega informacijskega orodja, ki v vaši organizaciji podpre vse nabavne procese od zahtevka za nabavo do uparitve prejetega računa z naročilnico, z elektronsko oddajo ponudb.

Rezultat uporabe bo trojen:

  • Celotna organizacija bo začela uporabljati enake, dogovorjene in razumljene nabavne delovne postopke;
  • Vsa dokumentacija bo zbrana na enem mestu, vedno dosegljiva in zavarovana;
  • V celoti se izognete administraciji fizične dokumentacije

Naredite veliko korist vašemu podjetju in nabavni ekipi omogočite učinkovito delo – začnite uporabljati pravo orodje, kot je Procurean.

Povzeto po: Kenneth Loi,

 Nazaj na objave

Začnite sodelovati in ustvarite nabavo, ki temelji na podlagi podatkov!

Brezplačen preizkus